Wir über uns

Der geschäftsführende Vorstand und die Mitglieder des Gesamtvorstandes treffen sich in der Regel jeden 1. Dienstag im Monat zur gemeinsamen Sitzung.

Hier werden alle aktuellen Themen, Anfragen und Planungen besprochen.

Die Vorsitzenden der ständigen Ausschüsse (Chairpersons Standing Committees) berichten aus ihren Arbeitsbereichen. Wichtige Clubentscheidungen für das laufende Geschäftsjahr werden abgestimmt.

Bordmitglieder 2020/2021

Geschäftsführender Vorstand

Präsidentin - Dr. Sabine LangHeinrich-Bartsch

Die Präsidentin führt bei allen Versammlungen den Vorsitz. Sie ernennt die Ausschussmitglieder mit Zustimmung des geschäftsführenden Vorstandes aus den Reihen der Mitglieder und nimmt die Geschäfte des Clubs mit Zustimmung des Gesamtvorstandes wahr. Sie ist ex officio Mitglied aller Ausschüsse mit Ausnahme des Wahlausschusses und des Rechnungsprüfungsausschusses.

1. Vizepräsidentin - Laura Melara-Dürbeck

Ist die Präsidentin ein deutsches Mitglied, so muss die erste Vizepräsidentin ein nicht-deutsches Mitglied sein und umgekehrt.

Die erste Vizepräsidentin ist immer zugleich auch Vorsitzende des Elisabeth-Norgall-Preisausschusses. Weiterhin gehören dem Ausschuss an: die beiden Vorsitzenden des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit, ein deutsches Clubmitglied, ein nicht-deutsches Clubmitglied und ein langjähriges Clubmitglied.  Dieser Ausschuss trifft in mehreren gemeinsamen Sitzungen eine Vorauswahl aus den eingereichten Vorschlägen für eine mögliche Norgall-Preisträgerin und präsentiert diese Vorentscheidung dem geschäftsführenden Vorstand. Gewählt wird die Preisträgerin dann vom geschäftsführenden Vorstand und den Mitgliedern des Norgall-Preisausschusses.  Der Preis wird jedes Jahr im März verliehen.

Bei andauernder Verhinderung der Präsidentin tritt die erste Vizepräsidentin an ihre Stelle und übernimmt den Vorsitz und die übrigen Pflichten der Präsidentin.

2. Vizepräsidentin - Gerti Auerbach

Ist die 1. Vizepräsidentin ein deutsches Mitglied, so muss die 2. Vizepräsidentin ein nicht-deutsches Mitglied sein und umgekehrt.

Sie ist automatisch Vorsitzende des Aufnahmeausschusses für Neumitglieder. Dieser setzt sich laut Satzung aus folgenden Mitgliedern zusammen: der deutschen und der nicht-deutschen Vorsitzenden des ständigen Ausschusses Mitgliedschaft, einer ehemaligen deutschen und ehemaligen nicht-deutschen Vorsitzenden des ständigen Ausschusses Mitgliedschaft und einem langjährigen deutschen und langjährigen nicht-deutschen Mitglied. Aufgabe des Ausschusses ist es, dem Gesamtvorstand neue Mitglieder zur Aufnahme nach § 4 (Mitgliedschaft) der Satzung zu empfehlen.

Die 2. Vizepräsidentin lädt die Antragstellerinnen für eine Mitgliedschaft zu einem Informationsgespräch ein, nachdem der Ausschuss zuvor in einer Sitzung über die Anträge beraten hat. Diese Treffen bieten die Möglichkeit sich kennenzulernen und finden in der Regel zwei- bis dreimal im Jahr statt. Über die Aufnahme der neuen Mitglieder entscheidet dann der Gesamtvorstand auf Empfehlung des Aufnahmeausschusses. Die aufgenommenen neuen Mitglieder erhalten ihre Aufnahmebestätigung, die Satzung, die Mitgliederliste, die aktuellen Club Notes und die Einladung zum Regular Meeting, an dem sie dann offiziell eingeführt werden.

Protokollführerin - Barbara Schmidt-Hansberg

Die Protokollführerin führt die Protokolle des Clubs. Diese sind von allen Sitzungen des geschäftsführenden Vorstands und des Gesamtvorstandes, ebenso von der Mitglieder-versammlung im September jedes Clubjahres und der Jahreshauptversammlung im Mai mit Wahl des Vorstandes zu schreiben. Auch die Wahl der Norgall-Preisträgerin wird protokolliert.

Die Protokolle werden zunächst der Präsidentin und der Parlamentarierin vorgelegt und dann vom jeweiligen Gremium in der nächsten Sitzung genehmigt. Alle Protokolle werden in der Clubakte aufbewahrt, außerdem bekommen die Präsidentin und die Parlamentarierin jeweils ein Exemplar für ihre eigenen Unterlagen.

Bei allen Sitzungen werden Anwesenheitslisten von der Protokollführerin vorbereitet und verwaltet, um die Beschlussfähigkeit der Versammlung zu dokumentieren. Auch die Reservierung eines entsprechenden Raumes für die Sitzungen von geschäfts-führendem und Gesamtvorstand fällt in ihren Aufgabenbereich.

Bei Verhinderung der Protokollführerin übernimmt die Schriftführerin die Vertretung.

Schriftführerin - Yun Kruse

Die Schriftführerin ist verantwortlich für termingerechte Erstellung und Druck der Club Notes. Dafür sammelt sie die Beiträge der verschiedenen Vorstandsmitglieder und der Vorsitzenden der Interessengruppen und bringt sie nach Revision in eine einheitlich gestaltete Form. Sie ist außerdem zuständig für die offizielle Korrespondenz des Clubs, sofern diese nicht in den Zuständigkeitsbereich anderer Vorstandsmitglieder fällt.

Sie assistiert der Präsidentin bei anfallender Korrespondenz und bereitet zum Anfang des Clubjahres einen Informationsbrief an Konsulate, wichtige Adressaten in der Stadtverwaltung und an befreundete Clubs vor, um sie über die Änderungen des Vorstandes zu informieren.

Schatzmeisterin - Inge Paulus

Die Schatzmeisterin kassiert die Mitgliedsbeiträge und verwaltet die Gelder des Clubs. Sie legt den Etat für den Club vor, der die zu erwartenden Erträge und Aufwendungen des laufenden Jahres und das daraus resultierende geschätzte Ergebnis enthält. Ebenso erstellt sie jährlich einen Nachtragsetat. Die Schatzmeisterin verbucht alle Geldein- und -ausgänge des Clubs und begleicht die Rechnungen des IWC. Spendenbescheinigungen für Zuwendungen über € 200 Mitgliedsbeiträge werden von ihr ausgestellt. Sie arbeitet bezüglich der finanziellen Abwicklung des Weihnachtstees und des Internationalen Freundschaftsfestes mit der stellvertretenden Schatzmeisterin zusammen. Nach Abschluss des Clubjahres findet eine Rechnungsprüfung statt.

Stellvertretende Schatzmeisterin - Rita Werner

Die stellvertretende Schatzmeisterin ist für die finanziellen Belange der regelmäßigen Mitgliedertreffen und der Vorstandssitzungen zuständig. Außerdem ist sie für die finanzielle Abwicklung des Weihnachtstees und des Internationalen Freundschaftsfestes verantwortlich und arbeitet dementsprechend eng mit dem Special Events Team zusammen.

Parlamentarierin - Bettina Harrer-Zschocke

Die Parlamentarierin wird von der Präsidentin mit Zustimmung des geschäftsführenden Vorstandes ernannt. Ihr obliegt die Bearbeitung aller mit Satzung und Geschäftsordnung zusammenhängenden Fragen. Sie hat darüber zu wachen, dass sich das gesamte Clubleben nach innen und außen in Übereinstimmung mit Vereinsrecht, Satzung und Geschäftsordnung vollzieht. Sie hat die Präsidentin auf Verlangen in allen anfallenden Fragen zu unterstützen.

Um die größtmögliche Objektivität zu wahren, muss sie auf das ihr als Vorstandsmitglied zustehende Stimmrecht verzichten.

Die Parlamentarierin hat dafür Sorge zu tragen, dass die alljährlich dem Vereinsgericht einzureichenden Unterlagen termingerecht eingereicht und etwaige Beitragserhöhungen oder Satzungsänderungen dem Finanzamt zur Kenntnis gebracht werden. Sie sorgt für die termingerechte und ordnungsgemäße Vorbereitung der Mitgliederversammlung durch den Gesamtvorstand und die Einberufung durch die Präsidentin.

Sie ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Stimmenzählung bei Wahlen und Abstimmungen und für die ordnungsgemäße Durchführung derselben.

Alle Änderungen im geschäftsführenden Vorstand muss sie zweisprachig veröffentlichen. Die regelmäßige Amtszeit der Parlamentarierin beträgt zwei Jahre; eine Wiederernennung ist möglich.

Standing Committees

Membership - Anna-Maria Eiden und Tiina Huber

Mit Beginn des neuen Clubjahres im Juli erstellen die Vorsitzenden von Membership unter Berücksichtigung der Neuaufnahmen, Adressänderungen und Kündigungen die neue Mitgliederliste. Sie wird in gedruckter Form mit der ersten Ausgabe der Club Notes im September den Mitgliedern zugesandt.

Alle Veränderungen von Adressen im Laufe des Jahres werden von Membership gesammelt und an die entsprechenden Abteilungen, z.B. Reservation, Hospitality, Club Notes und an die Schatzmeisterin zur Information weitergeleitet. Sie werden außerdem in den Club Notes veröffentlicht.

Die Membership Chairpersons sind automatisch Mitglieder im Aufnahmeausschuss für neue Mitglieder.

Des Weiteren verwaltet Membership verschiedene Listen: Informationen über runde Geburtstage, über langjährige Mitgliedschaft, den aktuellen Mitgliederbestand mit Nennung der vertretenen Nationen. Austritte aus dem Club werden von ihnen schriftlich bestätigt.

Außerdem beantwortet Membership alle Anfragen, die über die Webseite www.iwc-frankfurt.de eingehen, oder leitet sie an die zuständigen Abteilungen weiter.

Hospitality - Viktoria Stille und Susanne Held

Die Hospitality-Gruppe besteht aus zwei Vorsitzenden und einer Arbeitsgruppe. Sie heißen bei den monatlichen Meetings die Mitglieder und Gäste willkommen, nehmen Platzierungen und Reservierungen vor, betreuen die Teilnehmer des monatlichen Meetings und stehen für evtl. Fragen und Wünsche zu Verfügung.

Weitere Aufgaben im Clubjahr sind:

  • Ehrungen langjähriger Mitglieder im Oktober und Februar

  • Präsenz beim Weihnachtstee

  • Organisation der Nachbarschaftstreffen im Mai/Juni

  • Planung des „Joint Board Meetings“ (Treffen des "alten und neuen" Boards) am Clubjahresende

Program - Monika Mörler und Sabine Schmitt

Das Aufgabengebiet umfasst die Planung der monatlichen Mitgliedertreffen mit
abwechslungsreichen Vorträgen aus allen Bereichen des Lebens. Dies geschieht in enger Absprache mit der Präsidentin, die in der Regel eigene Vorstellungen für die Programmgestaltung hat. Zur Planung gehören: die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten, Absprache mit den Referenten, die Organisation des Rahmenprogramms (Technik, Musik, Dekoration), Auswahl des kulinarischen Angebots und eine detaillierte Planung des Ablaufs.

Die Schriftführerin und die Vorsitzenden von Reservation erhalten Informationen zu den Veranstaltungen zur Veröffentlichung in den Club Notes. Hospitality benötigt die Tischwünsche und Angaben zu den Gästen, außerdem Informationen über eventuell anstehende Ehrungen, die Vorstellung neue Mitglieder, eines neuen Vorstandes (April) oder die bevorstehende Mitgliederversammlung (September bzw. Mai).

Sub-Committee Decoration -

Roberta Vanucci-Stribning, Petra Kaffeesieder und Brigitte Merkel

Die für die Dekoration Verantwortlichen sind in Absprache mit dem Programmteam für die Gestaltung der Tische beim monatlichen Mitgliedertreffen und in Absprache mit dem Special Events Team für die Dekoration beim Weihnachtstee und beim Internationalen Freundschaftsfest zuständig. Zum Weihnachtstee und Internationalen Freundschaftsfest gibt es meistens ein zweites verantwortliches Team, um sich die Arbeit zu teilen.

Sub-Committee Reservation - Dr. Annkatrin Helberg-Lubinski und Angelika Schaack

Das Team besteht aus 18 Mitgliedern, von denen immer vier die Anmeldungen zum monatlichen Mitgliedertreffen telefonisch oder per E-Mail entgegennehmen. Die Anmeldungen werden schon einige Tage vor dem jeweiligen Treffen benötigt, weil die Anzahl der Essen frühzeitig an den Veranstalter kommuniziert werden muss und die Verantwortlichen anderer Teams (z.B. Program, Hospitality und Decoration) rechtzeitig wissen möchten, wie viele Tische aufzustellen und zu dekorieren sind und ob für gewisse Teilnehmer (z.B. Seniorinnen, neue Mitglieder, Referenten) spezielle Tische einzurichten sind.

Außerdem müssen Namenskärtchen angefertigt werden. Verspätete Anmeldungen und Absagen aus wichtigem Grund nehmen die Vorsitzenden bis kurz vor dem Meeting noch entgegen und bemühen sich die Wünsche zu berücksichtigen und zu vermeiden, dass Kosten entstehen, falls Mitglieder kurzfristig absagen müssen.

Am Tag des Meetings sitzen i.d.R. vier Mitglieder des Reservierungsteams in der Nähe des Eingangs mit alphabetisch vorsortierten Listen. Dort ist der Menüpreis/Veranstaltungspreis zu entrichten. Sind alle angemeldeten Teilnehmerinnen eingetroffen, erfolgt die Abstimmung der Kasse.

Friendship - Esther Müller und Seyhan Azak

Zu Beginn des Clubjahres werden die Friendship Chairpersons von den Membership Vorsitzenden über anstehende runde Geburtstage informiert. Zu diesen Geburtstagen werden Glückwünsche ausgesprochen und Blumen überreicht bzw. eine andere kleine Aufmerksamkeit verschickt. Zu Hochzeiten und Geburten wird in gleicher Weise gratuliert.

Nach Hinweisen durch Clubmitglieder werden kranke Mitglieder entweder angerufen oder im Krankenhaus bzw. zu Hause besucht (soweit erwünscht). Im Namen des Clubs werden ein Blumenstrauß oder eine andere Aufmerksamkeit überreicht.

Bei Todesfällen eines Clubmitgliedes wird den Familien kondoliert und nach Möglichkeit an den Begräbnissen teilgenommen. In den CN wird eine Todesanzeige veröffentlicht.

Zum Gedenken an Elisabeth Norgall wird das Grab an ihrem Geburtstag, dem 10. März, und an ihrem Todestag, dem 31. August, geschmückt. In der Regel nehmen auch die Präsidentin und die 1. Vizepräsidentin an diesen Besuchen teil.

Für die Verteilung der evtl. überschüssigen Clubgelder wird in den Februar Club Notes ein Aufruf an die Mitglieder gerichtet mit der Bitte, Vorschläge für ausländische und deutsche Welfare Projekte an Friendship zu richten.

Dabei muss es sich um gemeinnützig anerkannte Organisationen handeln. Im März werden die Vorschläge bearbeitet und mindestens drei ausländische und drei deutsche Projekte im April dem Gesamtvorstand vorgestellt. Dieser wählt jeweils zwei Projekte aus, die in den Mai CN mit einer kurzen Beschreibung in Deutsch und Englisch veröffentlicht werden.

Diese vier Vorschläge werden dann auf der Jahreshauptversammlung schriftlich den Mitgliedern zur Abstimmung vorgelegt.

Außerdem sind die Chairpersons von Friendship gleichzeitig Vorsitzende folgender Sub-Committees: Seniorenstift Hohenwald, Seniorenstift Kronthal, Bücherdienst, Mosaik-Schule, Sponsoring Group of Senior Members und Sponsoring Group of New Members.

Special Events - Béatrice Portoff und Yong-Hi Yim-Siegels

Die Chairpersons für Special Events sind gemeinsam mit ihrer Arbeitsgruppe für drei Projekte zuständig: die Vorstellung des gemeinnützigen Spendenprojektes des laufenden Clubjahres in einem Mitgliedertreffen, die Gestaltung des Weihnachtstees und die Ausrichtung des Internationalen Freundschaftsfestes zum Ende des Clubjahres, das den Abschluss der Spendenaktion darstellt. Zu Beginn des Clubjahres stellen die neuen Vorsitzenden ihr Team zusammen. Das seit vielen Jahren bestehende, sehr professionelle Team bleibt meist bestehen; Neuaufnahmen und Abgänge sind in der Regel üblich. Die Schatzmeisterin oder ihre Stellvertreterin sollte zu den Meetings eingeladen werden. Die Arbeitsgruppe trifft sich regelmäßig, um die Planung der Projekte zu besprechen. Hierüber wird ein Protokoll angefertigt. Die Räumlichkeit für das Internationale Freundschaftsfest muss festgelegt werden. Auch die Verträge mit Hotels und Musikern sowie die Programmgestaltung für den Weihnachtstee und das Internationale Freundschaftsfest gehören zu den Aufgaben von Special Events. Zudem kümmert sich die Gruppe auch um die Anmeldungen der Gäste sowie um die Organisation des Buffets beim Weihnachtstee. Auch die Veröffentlichung der Projekte in den Club Notes sowie das Verfassen der Einladungen und der Festschrift fallen in ihren Bereich.

Public Relations - Dr. Hannelore Daubert und Dr. Mirjana Kotowski

Die Vorsitzenden haben die Aufgabe, gute Kontakte zur Presse zu knüpfen, um den Club nach außen gut zu präsentieren und eine adäquate Berichterstattung über die wichtigsten Ereignisse des Clubjahres zu initiieren. Hierzu gehören der Präsidentinnenwechsel, der Weihnachtstee, die Norgall-Preisverleihung und das Internationale Freundschaftsfest.  Pressemeldungen und Einladungen werden verschickt, Pressemappen erstellt und die Redaktionen werden kurz vor dem jeweiligen Ereignis nochmals telefonisch kontaktiert. Die Journalisten werden während der Veranstaltungen und während der Pressegespräche betreut und der Präsidentin sowie den Ehrengästen, der Preisträgerin, den Referenten, etc. vorgestellt.

Die Zeitungsberichte werden in den Club Notes und im Pressebereich der Homepage veröffentlicht, vorausgesetzt, die Journalisten / Fotografen haben die Genehmigung zum Abdruck erteilt. Der Pressebereich auf der Homepage wird laufend aktualisiert.

Gemäß Artikel 5,3 der IWC-Satzung sind die PR Chairpersons Mitglieder des Elisabeth-Norgall-Preis-Ausschusses und nehmen an den Ausschuss Sitzungen als stimmberechtigte Mitglieder teil.

Ebenso sind die PR Chairpersons qua Amt Mitglieder der Internet Arbeitsgruppe. Es gehört zu ihren Aufgaben, die Homepage des Clubs regelmäßig zu lesen, mögliche Verbesserungsvorschläge einzubringen und an den Treffen der Internet Gruppe teilzunehmen. 

Sub-Committee Internet Site - Evelyn Felten und Susanne Held

Auf der Internetseite des IWC müssen Termine, Fotos und Berichte über die monatlichen Mitgliedertreffen, Special Events und die Aktivitäten der Interessensgruppen zeitnah auf der deutschen und auch der englischen Seite aktualisiert werden. Die Homepage informiert Interessenten und Interessentinnen. Sie dient der Außendarstellung unseres Clubs.

Im Mitgliederbereich wird monatlich die elektronische Form der Club Notes veröffentlicht.

Der Zugriff auf Artikel des letzten Clubjahres ist über das Archiv möglich, das ebenfalls regelmäßig gepflegt wird.

Die Arbeitsgruppe hat zudem einen Flyer erarbeitet, der Interessentinnen unseren Club in kurzen Worten vorstellt.

Interest Groups - Martina Altherr-Scriba und Astrid Latta

Die Termine und Aktivitäten der einzelnen Interest Groups werden an die beiden Chairpersons gemeldet. Sie sind Ansprechpartnerinnen für die Leiterinnen der Gruppen. Von ihnen werden die Informationen aller Interessengruppen gesammelt und die Meldung für die monatlich veröffentlichten Club Notes an die Schriftführerin redigiert.

Diese über 30 Interessengruppen bilden das Herzstück des Clubs. In ihnen treffen sich die Mitglieder zur Pflege unterschiedlicher Sprachen, zum gemeinsamen Singen, zu sportlichen Aktivitäten, zum Kochen und Genießen ausländischer Spezialitäten, hören Vorträge über Geschichts-, Musik-, Garten- oder Weinthemen, besuchen gemeinsam Kunstausstellungen, sind bei Führungen in Frankfurt und Umgebung dabei und treffen sich zum Erfahrungsaustausch multikultureller Gepflogenheiten unserer internationalen Mitglieder.

Die Interessengruppen werden in der Regel von jeweils einer deutschen und einer ausländischen Vorsitzenden geführt, die sich um die Organisation der regelmäßig, meist im privaten Rahmen, stattfindenden Treffen kümmern.

Zum Ende des Clubjahres werden alle Leiterinnen der Interessengruppen zu einem Erfahrungs- und Gedankenaustausch mit kleinem Imbiss eingeladen.

Club Notes - Gabriele Breuninger und Marion Eckert

Die für den Postversand Verantwortlichen sorgen dafür, dass die gedruckten Exemplare der Club Notes pünktlich an die Mitglieder verschickt werden. Mitte eines jeden Monats stehen die Club Notes in Offenbach zur Abholung bereit. Mehrfach kommen noch Beilagen wie Einladungen, Mitgliederliste etc. dazu. Die digitale nach Postleitzahlen sortierte Adressdatei wird monatlich aktualisiert. Für die Mitglieder, die ihre Club Notes per E-Mail erhalten, existiert noch eine zweite Datei, damit auch sie Einladungen und Mitgliederlisten per Post erhalten können.

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